Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 4 oktober 2026

We zijn een motorclub, geen bedrijf. We houden zo weinig mogelijk gegevens bij, gebruiken ze alleen voor de werking van de club en verkopen of delen ze nooit. Hieronder lees je precies wat we bijhouden, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, in het Engels GDPR).

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is FBA 621 GR², een vrije motorclub binnen de Free Bikers Alliance. De club is een feitelijke vereniging zonder rechtspersoonlijkheid (geen vzw), gevestigd in België.

2. Overzicht: wat, waarom en hoe lang

De ledenzone werkt met een gedeeld wachtwoord voor leden en een gedeeld wachtwoord voor protectors. We maken dus geen persoonlijke accounts aan en bewaren geen e-mailadressen of persoonlijke wachtwoorden van leden op de website.

3. Ledenlijst in de ledenzone

In de ledenzone staat een ledenlijst met je naam of roepnaam en, als je dat wil, een foto, je rol in de club, je motor, sinds wanneer je lid bent en een korte zin. Alleen ingelogde leden zien die lijst; ze is niet publiek.

• Een protector zet je alleen in de lijst nadat je daar toestemming voor gaf. Die toestemming en de datum worden genoteerd.
• Je mag altijd vragen om iets aan te passen of je (foto) uit de lijst te halen.
• Stop je als lid, dan verwijderen we je gegevens uit de ledenlijst binnen 3 maanden.
• We zetten er geen adressen, telefoonnummers, geboortedata of andere gevoelige gegevens in.

4. Foto's en portretrecht

In de galerij tonen we foto's van ritten en activiteiten. Er zijn publieke albums (voor iedereen zichtbaar) en albums alleen voor leden (pas zichtbaar na het inloggen).

• In België heb je portretrecht: een herkenbare foto van jou mag alleen met je toestemming verspreid worden. We plaatsen daarom alleen foto's waarvoor de herkenbare personen akkoord gaan.
• Sta je op een foto en wil je die liever niet online? Laat het weten via jan@fba621-gr2.be. We halen de foto zo snel mogelijk weg, ook als je eerder akkoord ging.
• Bij het opladen wist de website automatisch de verborgen gegevens in de foto (EXIF), zoals de GPS-locatie, het tijdstip en het toestel. Alleen het beeld zelf blijft over.
• Foto's van leden-albums worden alleen getoond aan ingelogde leden.

5. Activiteiten, inschrijvingen en voorstellen

Ingelogde leden kunnen laten weten of ze meerijden ("Ik rij mee" / "Ik rij niet mee"). Daarvoor typ je zelf een naam of roepnaam in. Die naam is zichtbaar voor alle ingelogde leden, zodat iedereen weet wie er komt.

• Inschrijvingen worden automatisch gewist 3 maanden na de activiteit. De activiteit zelf (titel, datum, beschrijving) blijft in het archief "Voorbije activiteiten" staan.
• Leden kunnen een activiteit voorstellen. Een afgewezen voorstel wordt meteen volledig verwijderd.
• Bij een activiteit kan de naam van de organisator of road captain staan.
• Een protector kan een inschrijving op je vraag altijd meteen verwijderen.

6. GPX-routes

Bij een activiteit kan een routebestand (GPX) staan. Alleen ingelogde leden kunnen het downloaden. Een GPX-bestand bevat de route en kan het startpunt tonen. Tip: laat een route beginnen aan de verzamelplaats en niet aan je eigen huis. Het bestand wordt verwijderd als de activiteit verwijderd wordt, of eerder als je dat vraagt.

7. Contact via e-mail

Het contactformulier op de website verstuurt niets zelf: het opent je eigen e-mailprogramma en je stuurt een gewone e-mail naar de club. We krijgen dan de gegevens die in je e-mail staan (meestal je naam, e-mailadres, eventueel je motor en je bericht). We gebruiken die alleen om je te antwoorden en bewaren ze niet langer dan nodig, uiterlijk 1 jaar na het laatste contact (tenzij je lid wordt). Je e-mail verloopt via je eigen e-mailprovider en de mailbox van de club.

8. Cookies en technische gegevens

We gebruiken alleen strikt noodzakelijke cookies voor de ledenzone:

• We gebruiken geen analyse- of statistiekcookies, geen advertentiecookies, geen trackers en geen cookies van derden. Er staan geen sociale-mediaknoppen, video's of kaarten van andere sites in onze pagina's.
• Lettertypes, scripts en afbeeldingen komen allemaal van onze eigen website; er wordt niets geladen van Google of andere externe diensten.
• Omdat we alleen strikt noodzakelijke cookies gebruiken, is een cookiebanner niet nodig.
• Op sommige pagina's staan gewone links naar andere websites (bijvoorbeeld een route op Google Maps of een routeplanner). Pas als je erop klikt, ga je naar die site; daar geldt het privacybeleid van die site.

Beveiliging van het inloggen

Om het raden van wachtwoorden tegen te gaan, houdt de website mislukte inlogpogingen bij: het aantal en het tijdstip, gekoppeld aan je IP-adres. Het IP-adres wordt daarbij niet leesbaar opgeslagen maar als versleutelde code (hash). Na 5 mislukte pogingen wordt inloggen 15 minuten geblokkeerd. Die gegevens vervallen 15 minuten na de laatste mislukte poging en worden dan gewist; bij een geslaagde login meteen.

Serverlogboeken

Zoals bij elke website houdt de webserver van onze hostingprovider technische logboeken bij, zoals je IP-adres, de opgevraagde pagina, het tijdstip en het type browser. Die dienen voor de werking en beveiliging van de server en worden na een beperkte tijd gewist volgens het beleid van de hostingprovider. Wij gebruiken ze niet om bezoekers te volgen.

9. Hosting en verwerkers

De website en alle gegevens van de ledenzone staan bij onze hostingprovider ChemiCloud (webhosting). ChemiCloud verwerkt de gegevens alleen in onze opdracht, om de website te laten werken.

Datacenter van onze website: Amsterdam (Nederland). Onze gegevens blijven dus binnen de Europese Unie.

Voor e-mail gebruiken we de mailbox van de club bij onze e-mailprovider.

10. Geen verkoop, geen delen

We verkopen, verhuren of geven je gegevens nooit door aan derden voor reclame of andere doeleinden. Alleen als de wet ons daartoe verplicht (bijvoorbeeld op bevel van een gerechtelijke instantie), kunnen we gegevens moeten doorgeven.

11. Beveiliging

• De website werkt via een beveiligde verbinding (https).
• De ledenzone is afgeschermd met wachtwoorden; die worden alleen versleuteld (als hash) bewaard.
• Gegevens en bestanden van de ledenzone staan in afgeschermde mappen en zijn alleen via de website bereikbaar voor ingelogde leden.
• Formulieren zijn beveiligd tegen misbruik, het aantal inlogpogingen is beperkt en je wordt automatisch uitgelogd na 2 uur zonder activiteit.
• Alleen de protectors kunnen gegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen.

12. Jouw rechten

Je hebt altijd het recht om:

• inzage te vragen in de gegevens die we over jou hebben;
• foute gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen (bijvoorbeeld je foto of je naam in de ledenlijst);
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens te krijgen in een gangbaar formaat (overdraagbaarheid);
• je toestemming in te trekken, op elk moment. Wat we vóór dat moment deden, blijft wel rechtmatig.

Stuur daarvoor een e-mail naar jan@fba621-gr2.be. Het is gratis. We antwoorden binnen 1 maand. Als een vraag erg ingewikkeld is, kan die termijn met maximaal 2 maanden verlengd worden; dan laten we je dat binnen de eerste maand weten. Om te vermijden dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen om te bevestigen wie je bent.

13. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:

14. Minderjarigen

Onze leden zijn volwassenen. We verwerken niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Staat er toch een herkenbaar kind op een foto, dan plaatsen we die alleen met toestemming van een ouder, en halen we ze op vraag meteen weg.

15. Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als de website of de werking van de club verandert. De datum hieronder toont wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij belangrijke wijzigingen laten we het de leden weten.

Laatst bijgewerkt: 4 oktober 2026